WYJAŚNIENIE PRZEPŁYWU PŁATNOŚCI W SYSTEMIE POS: OD KASY DO ROZLICZENIA

Zrozumienie początkowych kroków płatności w punkcie sprzedaży (POS)

Proces płatności w punkcie sprzedaży (POS) rozpoczyna się w momencie, gdy klient wybiera metodę płatności, zazwyczaj kartę debetową lub kredytową, i podaje ją. Od tego momentu wiele podmiotów – w tym sprzedawca, agent rozliczeniowy, sieć kart i wystawca – odgrywa rolę w zapewnieniu bezpiecznego i szybkiego przetwarzania transakcji. Proces można podzielić na kilka kluczowych etapów: finalizacja transakcji, autoryzacja, rozliczenie i rozliczenie.

1. Inicjowanie transakcji

Gdy klient dotrze do końca ścieżki zakupowej, jest kierowany do terminala POS, gdzie inicjowana jest transakcja. Metodą płatności może być przesunięcie paska magnetycznego, włożenie chipa lub zbliżeniowo. Terminal zbiera dane płatności zakodowane na karcie klienta, w tym:

• Imię i nazwisko posiadacza karty
• Numer karty (Numer Konta Głównego lub PAN)
• Data ważności karty
• Kod CVV lub CVC

Jeśli karta posiada chip, przeprowadzana jest transakcja EMV, dodając dodatkową warstwę dynamicznych danych w celu przeciwdziałania oszustwom.

2. Transmisja do Agenta Nabywczego

Po odczytaniu danych karty terminal szyfruje je i wysyła do banku nabywcy (znanego również jako bank sprzedawcy). Ten krok odbywa się w czasie niemal rzeczywistym za pośrednictwem bezpiecznych kanałów komunikacji. Bank nabywcy działa jako pośrednik, przekazując żądanie transakcji do właściwej sieci kart (np. Visa, Mastercard, American Express).

3. Przekierowanie przez sieć kart

System kart (lub sieć kart) otrzymuje żądanie autoryzacji od agenta rozliczeniowego i ustala, który bank wydający kartę (bank klienta) jest odpowiedzialny za kartę. Następnie przekazuje żądanie do wystawcy w celu zatwierdzenia, zapewniając jednocześnie zgodność z przepisami i protokołami zapobiegania oszustwom.

4. Decyzja wystawcy

W tym momencie wystawca karty ocenia, czy transakcja jest ważna, biorąc pod uwagę kombinację czynników:

• Wystarczająca ilość dostępnych środków lub limit kredytowy
• Status karty (zgłoszona jako zgubiona/skradziona lub aktywna)
• Zasady bezpieczeństwa (np. wprowadzanie kodu PIN lub limity transakcji)
• Historia zachowań konta i punktacja oszustw

Po zatwierdzeniu wystawca przesyła kod autoryzacyjny z powrotem przez łańcuch — przez sieć do agenta rozliczeniowego, a następnie do terminala POS. W przypadku odrzucenia, zamiast tego wysyłany jest kod przyczyny wraz z odpowiednim komunikatem o błędzie wyświetlanym klientowi.

5. Powiadomienie klienta

Terminal POS odbiera i wyświetla wynik. Jeśli transakcja zostanie autoryzowana, sprzedawca wystawia paragon i finalizuje transakcję. W tym momencie transakcja jest uznawana za zatwierdzoną — ale jeszcze nie sfinalizowaną. Pieniądze nie zostały jeszcze przelane.

Rozliczanie: Przygotowanie transakcji do rozliczenia

Po autoryzacji transakcji w terminalu POS przechodzi ona do etapu rozliczenia — procesu zakulisowego, który polega na dopasowaniu, sformatowaniu i przygotowaniu płatności do ostatecznego rozliczenia. Autoryzacja ustanawia tymczasowe wstrzymanie, natomiast rozliczenie służy formalnej wymianie szczegółowych informacji o transakcjach między instytucjami finansowymi.

1. Przetwarzanie wsadowe i kompilacja danych

Sprzedawcy zazwyczaj grupują transakcje, co oznacza, że ​​sprzedaż z danego dnia lub określonego okresu jest grupowana przed wysłaniem. System POS lub bramka płatnicza kompiluje je do pliku zawierającego szczegóły każdej transakcji:

• Kwota i waluta transakcji
• Identyfikator sprzedawcy i lokalizacja
• Znacznik czasu sprzedaży
• Dane karty i kod autoryzacyjny

Skompilowany plik jest następnie przesyłany do banku akceptanta. Wielu sprzedawców przesyła codzienne partie danych poza godzinami pracy, aby zmaksymalizować wydajność i zmniejszyć obciążenie systemu.

2. Role agenta rozliczeniowego i sieci

Agent rozliczeniowy sprawdza kompletność i dokładność danych transakcji przed przekazaniem ich do odpowiedniej sieci kart. Na tym etapie kluczowe jest, aby formaty były zgodne z zasadami i standardami rozliczeniowymi każdej sieci (np. ISO 8583).

System kart odgrywa kluczową rolę w kierowaniu i tłumaczeniu informacji na format, który bank wystawiający może zinterpretować. Oznaczy również dane znacznikami czasu na przyszłość, naliczy opłaty i zapewni synchronizację kwot i warunków płatności pomiędzy agentem rozliczeniowym a wystawcą.

3. Opłaty manipulacyjne i obciążenia zwrotne

W ramach rozliczeń naliczane są opłaty interchange – koszty ponoszone przez sprzedawców za akceptację płatności kartą – które są potrącane na późniejszym etapie rozliczenia. Jeśli transakcja zostanie oznaczona do weryfikacji lub ewentualnego sporu, odpowiednie wskaźniki (takie jak niezgodność AVS lub podejrzana lokalizacja) są dokumentowane podczas rozliczenia.

4. Ramy czasowe i wpływ na dzień roboczy

Rozliczenie nie odzwierciedla przepływu pieniędzy, ale jest niezbędne do przygotowania dokładnego i bezspornego rozliczenia w późniejszym terminie. Proces ten może trwać od kilku godzin do całego dnia, w zależności od godzin granicznych i rodzaju używanej karty. Na przykład lokalne transakcje kartą debetową mogą być rozliczane szybciej niż transgraniczne transakcje kartą kredytową ze względu na mniejszą złożoność sieci i nadzór regulacyjny.

5. Przygotowanie do rozliczenia

Po zatwierdzeniu wszystkich danych i uzgodnieniu szczegółów przez obie strony transakcja zostaje „zatwierdzona”. Bank wystawiający oczekuje teraz na polecenie finansowe z żądaniem przelewu środków, które zostaną przetworzone w kolejnym, ostatecznym kroku: rozliczeniu.

Etap końcowy: Zakończenie cyklu płatności w punkcie sprzedaży

Ostatnim krokiem w procesie płatności w punkcie sprzedaży jest rozliczenie — kiedy pieniądze oficjalnie przechodzą z banku wydającego posiadacza karty na rachunek bankowy sprzedawcy. Autoryzacja i rozliczenie stanowią podstawę, natomiast rozliczenie kończy cykl transakcji i zapewnia płynność sprzedawcy.

1. Wydanie środków z przelewu bankowego

Po otrzymaniu instrukcji rozliczenia z sieci kart, bank wydający inicjuje płatność do banku nabywającego. Wydana kwota odzwierciedla autoryzowaną wartość transakcji pomniejszoną o opłaty interchange i inne opłaty kartowe. Przepływ ten odbywa się za pośrednictwem uznanych systemów bankowych, takich jak systemy automatycznej izby rozliczeniowej (ACH) lub SWIFT, w zależności od regionu geograficznego i rodzaju transakcji.

2. Agent rozliczeniowy uznaje środki sprzedawcy

Po otrzymaniu środków, agent rozliczeniowy wpłaca ostateczną kwotę na rachunek firmowy sprzedawcy. Zazwyczaj odbywa się to w trybie T+1 lub T+2 — co oznacza jeden lub dwa dni robocze po dacie transakcji, choć może się to różnić w zależności od:

• Umowy rozliczeniowej sprzedawcy
• Rodzaju karty (debetowej lub kredytowej)
• Lokalizacji geograficznej
• Profilu ryzyka i historii transakcji

3. Raportowanie i uzgadnianie

Sprzedawcy otrzymują raporty rozliczeniowe ze szczegółowymi informacjami o sprzedaży brutto, zwrotach, obciążeniach zwrotnych i opłatach pobranych w fazie rozliczeniowej. Dokładne uzgadnianie jest niezbędne do powiązania sprzedaży z wpłatami. Wiele firm korzysta z oprogramowania księgowego zintegrowanego z terminalem POS lub bramką płatniczą, aby uprościć ten proces i szybko identyfikować nieścisłości.

4. Obsługa wyjątków

Czasami transakcje mogą nie zostać rozliczone zgodnie z oczekiwaniami z powodu:

• Niewystarczających środków na koncie posiadacza karty
• Oszukańczych lub spornych transakcji
• Niezgodności technicznych między danymi rozliczeniowymi a danymi autoryzacyjnymi

Sprawy te są eskalowane za pośrednictwem formalnych mechanizmów rozstrzygania sporów, a obciążenia zwrotne są inicjowane zgodnie z zasadami systemów kart płatniczych, aby chronić konsumentów i zapewnić uczciwość sprzedawców.

5. Przejrzystość i zaufanie

Sprawność i niezawodność etapu rozliczeniowego mają kluczowe znaczenie dla utrzymania zaufania między wszystkimi stronami. Sprzedawcy polegają na terminowych wpłatach, agenci rozliczeniowi na dokładnym raportowaniu, a posiadacze kart oczekują przejrzystości wyciągów. Wraz z rozwojem transakcji cyfrowych, zapewnienie płynnego procesu rozliczeniowego pomaga zminimalizować obciążenia zwrotne, ograniczyć oszustwa i zbudować długoterminowe zaufanie finansowe między sprzedawcami a ich klientami.